2004年02月29日

ファイリング 資料管理

秘書の重要な仕事に文書管理があります。

ファイリング
資料管理


社内・社外で流れる色々な情報が断片的ではなく体系化されるように(organize)構成してファイルする  

そして必要時に瞬時に取り出せる・関連資料も抜き出せるというのが必要になります。

最近は文書もソフト化されコンピューター内で管理されるのも多くなりましたが 社内外を多様に行き渡る文書は紙が多く残ります。 というか情報社会が進展するに従い情報の量も密度も増加していっております。

ですので定期的なメンテナンスも重要です。古い資料の整理などを上司との合意のもとに行うようにします。(処分または別場所への移動)

そうしないと量が多くなり過ぎますし,ましてや邪魔になりますしね.......

..... by Um
posted by Umum_omom at 12:53| Comment(12) | TrackBack(1) | 役員秘書について | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2004年01月25日

資質: 良識と身だしなみ

良識と身だしなみ:

秘書に求められる良識としては 全ての事柄について冷静な判断が必要となることです。 たとえば上司に尋ねてから決定する事項と上司の意向を考慮した上で独自で決定していいことの分別を冷静に出来ることがあります。通常上司は非常に忙しいため,優先順位の低い事項まで意見を求めるのは控え自分の責任で決定し報告すべきです。このあたりの判断力が要求されます。

身だしなみについても良識が求められます。華美ではなく地味過ぎないこと。露出度の高い服は控えるべきですがかといって周囲が暗くなるようなスタイルも控えるべきです。また日によってはアクセントのある服装で,周囲の注意を引いて職場の雰囲気を変えていくことも考えて良いでしょう。思っている以上に周囲の男性は秘書の服装に興味を持っていますので気をつけると同時に意識的に利用するようなインテリジェンスがあってもいいと思います。
......... from Um (写真は昨日買った春服とパンプスです 下着は買いたい品番が未入荷のため買いませんでした。)

春服

posted by Umum_omom at 13:12| Comment(8) | TrackBack(0) | 役員秘書について | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2004年01月11日

秘書に求められる事柄

秘書特に役員秘書について求められる要件を下記にまとめました。

資質
秘書の資質(良識と身だしなみ・要求される人柄)

職務知識
秘書の機能 上司と秘書の関係 秘書の役割

マナー・接遇
秘書と人間関係 秘書のマナー
話し方・接遇 交際の業務

技能
会議の開催 
文書の作成 文書の取り扱い 事務機器と事務用品
ファイリング 資料管理 日程作成・出張アレンジ 環境整備

一般知識
社会常識 経営学 一般会計・財務の知識 経営法務
英語 外国文化

Umもまだまだ勉強中ですが, 詳しい内容は 徐々に記載いたします。

セレブな女性との恋愛CELEBRITY

posted by Umum_omom at 22:13| 東京 ☀| Comment(6) | TrackBack(0) | 役員秘書について | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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